روش نوشتن نامه تجاری انگلیسی

عوامل تاثیرگذار در نوشتن نامه تجاری انگلیسی

آدرس فرستنده

اگر نامه ی شما عنوان چاپی بالای کاغذ دارد آن را لحاظ کنید . اگر ندارد این طور بنویسید :

آدرس خیابان، شهر، کدپستی ایالت

تاریخ

شما باید به تاریخی که در نامه مینویسید توجه کنید. این تاریخ باید روزی باشد که شما نوشتن نامه را تمام میکنید.اگر به شرکتی نامه می نویسید که در ایالات متحده ی امریکا می باشد ، تاریخ ماه را قبل از روز بنویسید . به عنوان مثال ۱۰ June , 2015

*حتما به قالب تاریخ نامه توجه داشته باشید.

سلام اول نامه

معمولا ابتدای نامه با dear  شروع میشود. شما باید با توجه به دریافت کننده نامه ابتدای نامه را شخصی سازی کنید. به عنوان مثال اگر آن شخص جیک براون باشد بستگی به رابطه شما با او دارد می توانید بنویسید جیک عزیز و یا آقای براون عزیز . اگر جیک عنوانی مانند دکتر دارد به جای آقا می توانید بنویسید دکتر براون عزیز .

متن نامه

نامه های تجاری از چند پاراگراف تشکیل میشوند . شما باید اولین پاراگراف را  به علت و هدف نگارش نامه اختصاص دهید. پاراگراف بعدی را به نقطه نظرات اصلی با توجه به پیشینه و بیان اطلاعات جهت حمایت از درخواست خود ، بدهید .بعد از بیان هدف اصلی و ارائه برخی از اطلاعات بهتر است درخواست خود را در پاراگراف بعدی به صورت کاملا رسمی و مودبانه داشته باشید .

از جملات معلوم استفاده کنید

در متن خود از جملات مجهول استفاده نکنید و حرفتان را واضح و با استفاده از جملات معلوم بیان کنید . برای مثال:

۱-  علی چند پیشنهاد جالب را ارائه کرد

۲- برخی پیشنهادات جالب توسط علی ارائه شدند.

جمله اول بسیار بهتر از جمله دوم است.

ضمیمه مدارک

برخی از نامه های تجاری شامل مدارکی است که اطلاعات شما را تائید می کند . البته بهتر است از گفتن انتظارات خود به شکل مستقیم پرهیز کنید . بنابراین به سادگی بنویسید

.I am enclosing …

.Please find enclosed …

.Enclosed you will find …

Enclosed you will find my resume and cover letter .

 

بیشتر بخوانید: نوشتن نامه به زبان انگلیسی چگونه است؟

 

اشاره به برقراری تماس در آینده

البته شما نیاز دارید تا خواننده ی نامه را از انتظاراتی که در آینده دارید ، با خبر کنید .

مثال های عباراتی که شما می توانید از آن ها استفاده کنید :

 I look forward to …

… hearing from you soon .

…meeting you next Tuesday.

…seeing you next Thursday .

پایان نامه

حالا وقت آن رسیده نامه را به پایان برسانیم . رایج ترین حالت ممکن در پایان نامه ها از این قرارند.

. yours faithfully , ( if you don’t know the name of the person you ’re writing to )

.Yours sincerely , ( if you know the name of the person you ‘re writing to )

. Best wishes,

. Best regards , ( if the person is a close business contact or friend)

انواع نامه های تجاری

نامه های تجاری با توجه به هدفی که دارید میتواند متفاوت باشد. در زیر چند نوع از این نامه ها رابه معرفی میکنیم.

۱- نامه های درخواست کار

اگر میخواهید برای درخواست کار به شخصی ایمیل دهید مطمئن باشید که رقیب های دیگری هم دارید پس باید خودتان را حرفه ای و مصمم تر نشان دهید. از طرفی هم شخصی که نامه شما را چک میکند فردی حرفه ای است که روزانه صد ها نامه را میخواند پس باید در نوشتن نامه تجاری انگلیسی بسیار دقت کنید. هنگامی که نامه درخواست خود را می نویسید، مطمئن شوید که سه کار را انجام داده اید: جلب توجه خواننده به طور مطلوب، متقاعد کردن خواننده به اینکه شما یک نامزد واجد شرایط برای آن موقعیت شغلی هستید و درخواست برای مصاحبه.

چک لیست نوشتن نامه درخواست کار:

• عنوان شغلی را مشخص کنید و اطلاعات خود در مورد آن را به گیرنده اطلاع دهید.
• صلاحیت های خود بویژه تجربیات کاری، فعالیت هایی که مهارت های رهبری و پیشینه تحصیلی شما را نشان می دهند را خلاصه کنید.
• خواننده را به رزومه خود ارجاع دهید.
• درخواست مصاحبه کنید، مشخص کنید که کجا و چه زمانی در دسترس خواهید بود. اگر کارفرمای آینده شما در شهر دیگری است و قصد دارید از آن منطقه بازدید کنید، تاریخ سفر خود را ذکر کنید.
• اگر متقاضی کار خاصی هستید، هرگونه اطلاعاتی راجع به موقعیت شغلی که در رزومه شما درج نشده، را درج کنید.

برای صرفه جویی در وقت خواننده و جلب توجه او به نقاط قوت خود به عنوان درخواست کننده، هدف خود را مستقیماً در ابتدای نامه بیان کنید.

مثال:

• I am seeking a position as a manager in your Data Center. In such a management position, I can use my master’s degree in information systems and my experience as a programmer/analyst to address business challenges in data processing.

من به عنوان یک مدیر در دیتاسنتر شما به دنبال یک موقعیت شغلی هستم. در چنین موقعیت مدیریتی، می توانم از مدرک کارشناسی ارشد خود در سیستم های اطلاعاتی و تجربه ام به عنوان یک برنامه نویس / تحلیلگر برای پرداختن به چالش های شغلی در پردازش داده ها استفاده کنم.

اگر توسط یکی از کارمندان آن شرکت، یک مشاور شغلی، استاد یا شخص دیگری به شرکت ارجاع داده شده اید، قبل از بیان هدف شغلی خود، به آن اشاره کنید. مثال:

• During the recent ARRGH convention in Washington, D.C., one of your sales representatives, Dusty Brown, informed me of a possible opening for a manager in your Data Center. My extensive background in programming and my master’s degree in information systems make me highly qualified for the position.

در جریان کنوانسیون اخیر ARRGH در واشنگتن، یکی از نمایندگان فروش شما، داستی براون، من را از استخدام احتمالی یک مدیر در مرکز داده هایتان مطلع کرد. سوابق طولانی من در برنامه نویسی و درجه کارشناسی ارشدم در سیستم های اطلاعاتی، من را برای کسب این موقعیت واجد شرایط می کند.

نمونه شماره ۱

۶۱۲۳ Farrington Road
Apt. B11
Chapel Hill, NC 27514
January 11, 2005

Taylor, Inc.
۶۹۴ Rockstar Lane
Durham, NC 27708

Dear Human Resources Director:

I just read an article in the News and Observer about Taylor’s new computer center just north of Durham. I would like to apply for a position as an entry-level programmer at the center.

I understand that Taylor produces both in-house and customer documentation. My technical writing skills, as described in the enclosed resume, are well suited to your company. I am a recent graduate of DeVry Institute of Technology in Atlanta with an Associate’s Degree in Computer Science. In addition to having taken a broad range of courses, I served as a computer consultant at the college’s computer center where I helped train users to work with new systems.

I will be happy to meet with you at your convenience and discuss how my education and experience match your needs. You can reach me at my home address, at (919) 233-1552, or at krock@devry.alumni.edu.

Sincerely,

Raymond Krock

خیابان ۶۱۲۳ فارینگتون

آپارتمان B11

چاپل هیل، NC 27514

۱۱ ژانویه ۲۰۰۵

شرکت تیلور

۶۹۴ Rockstar Lane

دورهام، NC 27708

مدیر منابع انسانی عزیز:

من اخیرا مقاله ای در News and Observer راجع به مرکز رایانه جدید تیلور در شمال درهام خوانده ام. می خواهم به عنوان یک برنامه نویس سطح ورودی در مرکز، درخواست بدهم.

من می دانم که شرکت تیلور مستندات درون سازمانی و مشتریان را تولید می کند. مهارت های فنی نوشتاری من، همانطور که در رزومه ضمیمه توضیح داده شده است، برای شرکت شما مناسب خواهد بود. من به تازگی از موسسه فناوری DeVry در آتلانتا با مدرک دانشیار درعلوم کامپیوترفارغ التحصیل شده ام. علاوه بر اینکه دوره های گسترده ای را گذرانده ام، به عنوان مشاور رایانه در مرکز رایانه دانشگاه خدمت کرده ام و در آنجا به کاربران کمک می کردم تا با سیستم های جدید کار کنند.

باعث خوشحالی من است که شما را ملاقات کنم و در مورد چگونگی مطابقت تحصیلات و تجربه ام با نیازهای شما صحبت کنم. می توانید با من از طریق آدرس پستی، (۹۱۹) ۲۳۳-۱۵۵۲ یا به آدرس krock@devry.alumni.edu ارتباط برقرار کنید.

ارادتمند شما،

ریموند کروک

نمونه شماره ۲

۶۱۲۳ Farrington Road
Apt. G11
Chapel Hill, NC 27514
January 11, 2005

Taylor, Inc.
۶۹۴ Rockstar Lane
Durham, NC 27708

Dear Ms. Jones:

I am seeking a position in your engineering department where I may use my training in computer sciences to solve Taylor’s engineering problems. I would like to be a part of the department that developed the Internet Selection System but am unsure whether you have a current opening.

I expect to receive a Bachelor of Science degree in Engineering from North Carolina State University in June and by that time will have completed the Computer Systems Engineering Program. Since September 2000, I have been participating, through the University, in the Professional Training Program at Computer Systems International in Raleigh. In the program I was assigned to several staff sections as an apprentice. Most recently, I have been a programmer trainee in the Engineering Department and have gained a great deal of experience in computer applications. Details of the academic courses I have taken are included in the enclosed resume.

If there is a position open at Taylor Inc., please let me know whom I should contact for further information. I look forward to hearing from you soon. I may be reached at my office (۹۱۹-۸۶۶-۴۰۰۰ ext. 232) or via email (Brock@aol.com).

Sincerely,

Rebecca Brock

خیابان ۶۱۲۳ فارینگتون

آپارتمان G11

چاپل هیل، NC 27514

۱۱ ژانویه ۲۰۰۵

شرکت تیلور

۶۹۴ Rockstar Lane

دورهام، NC 27708

خانم جونز عزیز:

من به دنبال پستی در بخش مهندسی شما هستم که بتوانم از آموخته هایم در رشته علوم کامپیوتر برای حل مشکلات شرکت مهندسی تیلور استفاده کنم. من می خواهم عضوی از بخش توسعه سیستم انتخاب اینترنتی باشم اما مطمئن نیستم که آیا در آن بخش استخدام دارید یا خیر.

در ماه ژوئن مدرک کارشناسی علوم مهندسی را از دانشگاه ایالتی کارولینای شمالی دریافت خواهم کرد و تا آن زمان دوره مهندسی سیستم های رایانه ای را نیز به اتمام می رسانم. از سپتامبر ۲۰۰۰، از طریق دانشگاه در برنامه آموزش حرفه ای در سیستم های رایانه ای بین المللی در (شهر) رالی شرکت کرده ام. در این برنامه به عنوان کارآموز به چندین بخش کارمندی اعزام شدم. اخیراً هم کارآموز برنامه نویسی در یک گروه مهندسی بوده ام و تجربه زیادی در زمینه کاربردهای رایانه کسب کرده ام. جزئیات دوره های دانشگاهی که گذرانده ام، در رزومه ضمیمه موجود است.

اگر موقعیت شغلی در شرکت تیلور موجود است، لطفاً برای اطلاع بیشتر با من تماس بگیرید. مشتاقانه منتظر دریافت پاسخ شما هستم. می توانید از طریق شماره دفتر کارم(۹۱۹-۸۶۶-۴۰۰۰) داخلی ۲۳۲ یا از طریق ایمیل (Brock@aol.com) با من تماس برقرار کنید.

با احترام،

ربکا براک

۲- توصیه نامه ها

یک توصیه نامه، نامه ارسال شده، شخصی که نامه برای او ارسال شده، و دلیل ارسال را مشخص می کند. در توصیه نامه ها باید مطالب خود را کوتاه کنید. در ابتدای نامه مشخص کنید که چه چیزی را ارسال می کنید و دلیل آن چیست .

نمونه شماره ۱

Your Company Logo and Contact Information

January 11, 2005

Brian Eno, Chief Engineer
Carolina Chemical Products
۳۴۳۴ Pond View Lane
Durham, NC 27708

Dear Mr. Eno:

Enclosed is the final report on our installment of pollution control equipment at Eastern Chemical Company, which we send with Eastern’s Permission. Please call me collect (ext. 1206) or email me at the address below if I can answer any questions.

Sincerely,

Nora Cassidy
Technical Services Manager
ncassidy@company.com

Enclosure: Report

نمونه شماره ۲

Your Company Logo and Contact Information

January 11, 2005

Brian Eno, Chief Engineer
Ecology Systems, Inc.
۸۴۵۸ Obstructed View Lane
Durham, NC 27708

Dear Mr. Eno:

Enclosed is the report estimating our power consumption for the year as requested by John Brenan, Vice President, on September 4.

The report is the result of several meetings with Jamie Anson, Manager of Plant Operations, and her staff and an extensive survey of all our employees. The survey was delayed by the transfer of key staff in Building A. We believe, however, that the report will provide the information you need to furnish us with a cost estimate for the installation of your Mark II Energy Saving System.

We would like to thank Billy Budd of ESI for his assistance in preparing the survey. If you need more information, please let me know.

Sincerely,

Nora Cassidy
New Projects Office
ncassidy@company.com

Enclosure: Report